做好提案并不代表一切就万事大吉了,我们还需要懂得如何陈述提案。下面就让我们来了解提案陈述阶段需要注意的7件事。
1,选择表达能力最好的个人或小组做陈述
这是保证现场陈述效果的关键。很多专业人员的执行能力很强,但是表达能力并不过硬。这时最好的办法,是让他坐在下面补充或者回答问题,而不是成为主讲人。
2,介绍和突出参与术来项目执行的人员
我们在上一节中提到,有时个人能力比公司能力还重要。因此,要让甲方见到实际执行的人员,让他们通过提问做一个快速面试。当然,理想的情况是提案的陈述者同时也是项目执行团队的负责人。
3,准备应对客户可能提出的任何问题
这一点不难理解,在提案陈述前,应该事先进行专门讨论,充分预想甲方可能提出的各种问题,并在陈述团队内部分清职责,确定哪一类的问题由谁来冋答。
4,陈述稿的准备、多媒体使用和陈述演练
陈述稿的准备,关键在于内容的呈现方式和讲述时间。现在多媒体的陈述形式已十分常见,人们对于PPT、Keynote'这些工具也越用越熟练,但也要考虑如何才能最有效地呈现提案的核心内容,PPT的页数要跟规定的陈述时间相匹配。要想做到这一点,最为稳妥的方式便是进行一次又一次的事前演练。
5,了解客户与会人员的名单、级别和观点
这一点,并不强求乙方在陈述之前便能通盘了解,但也要掌握得尽可能细致。了解参会人的基本情况,特别是有观点和利益对立的领导同时在场时,对陈述能否顺利进行影响甚大。有的领导倾向于跟你合作,有的领导则倾向于另一家服务商,甚至有的领导就是看不惯品牌公关部,这些都需要乙方在陈述中有所意识。当然,没必要因此打乱整个提案策略和节奏。
6,了解陈述地点,根据场地情况调整陈述结构和内容
这一点特别适应于非常规的地点,比如超大或超小的会议室、酒店等。在这种情况下,会议室的投影状况、音响状况、座位的摆放、陈述人站的位置、声音的大小、是否有甲方人员用电话或者视频从场外接入……这些都是要考虑的因素。所以,面对重要陈述时,乙方应该事先派人到现场实地考察,在陈述演练时进行相应调整。
7,陈述后获得具体的反馈
提到反馈,绝不仅是得到甲方一个“很好”“还不错”的评价,而是要尽量了解你的提案中他们喜欢什么、不喜欢什么,其他竞标人有何强项值得学习,自己还需要做哪些改进等。
在具体的工作展开之前,提案就是第一块敲门砖,是第一次向甲方展示能力的机会。只有做好提案,才能获得良好的“第一印象”,而这也将会直接影响到接下来的执行工作是否顺利进行。
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