一般来说，活动的嘉宾通常都是地位较高、成就较大的人，所以为他们提供周到的服务是对他们应有的尊重。我们作为活动策划者，做好嘉宾的招待服务工作，不仅能树立良好的企业品牌形象，更可以为我们自身的形象加分。

嘉宾的身份类型

嘉宾的招待服务工作涉及几个方面，首先我们要明白嘉宾的身份有哪几类。

1，行政级别比较爲的人对小企业来说，打交道的可能是政府的处长：对大企业来说，可能是市长、省长或者部长。

2，在专业领域声誉很高、影响很大的人比如专家、学者、记者。

3，公司内部的领导上面这三种都是举足轻重的人物。有时你会感觉他们谱儿大，是因为他们会有这种意识：“我不是为自己，我代表某级政府丁“我不是为自己，我代表某个行业。”所以我们在活动中，要提供符合他们身份地位的接待方式。但无须压力过大，因为他们有两个普遍的弱点：怕自己被轻视，怕自己做错事。

嘉宾招待的标准

越是重要的人越不能有任何差池。所以作为招待方要在活动中帮助他们规避错误，比如提供充分的活动信息、细致周到的后勤服务等。有时你觉得嘉宾看起来很难接近，但其实他们很简单，需要你的照顾。

照顾的标准参考两项：一是嘉宾的行政级别规定他能够享受的待遇，二是行业和他本人约定俗成的待遇标准。

不同行政级别对应的待遇，政府有明确的规定，要按级别选择飞机舱位以及酒店，此外，中央还审议通过了“八项规定”。

约定俗成的待遇很难把握，比如有些行业的记者存在地位划分，有一定影响力的大牌记者会要求某些特殊的待遇，比如酒店单人房间、飞机公务舱等。如果不清楚，可以多向相关人士请教。

站在嘉宾的立场，我们需要做什么

确定好给嘉宾的待遇标准，接下来让我们换位思考，从嘉宾参加活动的视角，看我们应该做好哪些事情。

1，出门前准备（主要是服装）

难道嘉宾穿什么衣服我们也要管？没错，嘉宾的着装是必须要提醒落实的。在西方国家参加活动，邀请函会把着装要求写得很清楚，如礼服、正式公务装、公务型便装、便装、主题风格服装等。我们同样如此，一定要提醒嘉宾注意着装。很多嘉宾不注意这些细枝末节，穿着很随意地出现在西装革履的人群中，显然十分尴尬。

有家企业组织活动时，剪彩的领导都穿西装，可是有位领导刚出完差直接从机场赶来，没带西装，助理就问好领导的型号，在附近的商场买了件西装等他。

我在外企工作的时候，外国人偏好穿西装。一次夏天去参加客户的活动，领导们一下车，我们就让他们把西装外套和领带都脱掉，只穿衬衣进去。因为我们早与客户协商完毕，举办活动的室内按国家标准温度调到26摄氏度，如果穿全套西装、打领带，太热。最后大家都穿着衬衣，既不会显得突兀，合影时也整齐划一。

2，出行安排

出行安排包括本地交通，飞机、火车等长途交通，接机接站，住宿，餐饮等安排。

我们要特别注意接机接站，需要嘉宾到外地出差时，国内企业的服务一般十分周到，都是派公司的专人专车接送；外企有时不是很在意，会让酒店接送嘉宾。

在我策划某个活动时，同事告诉我某位政府研究机构的专家发火了，说他应邀而来，在机场却没有人接，到了酒店也没有饭吃。

我立刻了解情况，发现是因为公司的人手太紧缺，就让酒店派了最好的车去接，但酒店经理走错了路，没能接到领导。

我接着询问：“饭为什么不安排好？同事说：“我让领导去餐厅自己点餐，所有费用由公司承担，但是被他拒绝了，他说他吃过了。

我听后便明白了，这体现了重要人物的基本心理一怕被轻视。

其实从传统礼节的角度来讲，不管嘉宾是否要吃饭，用餐时间一到，邀请方一定要安排嘉宾就餐。如果嘉宾推辞也要继续安排，而且要安排相应级别的领导陪同。无论嘉宾用餐与否，我们应该做的一定要做到位。

3，活动现场安排

现场安排有三项基本工作。

（1）准备嘉宾讲话稿、讲话时需要播放的PPT或视频。为嘉宾提供的话筒、翻页器等设备都要确保正常。

（2）安排好嘉宾的座位，主要按照前面讲的行政级别、地位对等和身份关联三个原则安排嘉宾座位。

（3）帮助嘉宾与人交流，作为东道主，要起到纽带的作用，客人们一个个串联起来。一般这样的交往会发生在活动开始前的贵宾室。

在我主办活动时，每当一位嘉宾到场，我会先把他介绍给我们公司的领导。当公司领导跟这位嘉宾开始交流时，再把原来可能落单的嘉宾介绍给其他客人。为客人互相介绍，应成为品牌公关人的基本意识和习惯。无论是在公关活动中，抑或是与记者们吃饭，都要活跃气氛，引导话题，让每一位客人都不觉得被冷落。

4，活动后跟退

活动结束后，对嘉宾持续跟进十分重要。如果没有业务往来，可以以公司领导的名义给嘉宾写一封感谢信。如果有业务跟进，在信中表明对合作的看法。为参加活动的嘉宾发去活动照片、讲话的反馈信息等也是必不可少的一项。活动后跟进可以帮助我们对活动进行持续传播。

总体而言，对于嘉宾应受的待遇，要考虑他的行政级别和嘉宾在行业中约定俗成的待遇以及个人要求。在接待嘉宾的过程中，要从他的出行前准备、路途中、现场和活动之后几个主要阶段考虑他的需求。这些需求细碎繁杂，非常考验品牌公关人员的意识和能力。