在撰写邀请函的过程中，需要注意以下几个方面的问题：

使用正确的机构名称和习惯性简称

在进行网络公关时，我们多数情况下不跟特定的政府部门打交道，但举办活动时需要有关政府部门参加。所以撰写邀请函时，一方面要多i青教他人，另一方面要到政府官网上查看，必须正确运用简称，比如商务委员会可称为商委，教育委员会可称为教委，务必避免错误。

使用正确的称呼

要写出被邀请人的正式称呼，比如“尊敬的晚霞区教委彭德超处长”。

对既有学术头衔又有官衔的人，写邀请函时最好在开头将两个头衔一并写出，在下文多用学术头衔，比如大学副校长张志伟教授，后面提到被邀请人的时候，再用张教授这个称呼。

对于副职，我们要特别注意，在非正式场合，我们可以把“副”字去掉，比如刘天一副市长，我们有时就称其为刘市长，但是在邀请函以及正式的活动中，还是要称呼刘副市长或天一副市长。

对于外国人，我们常遇到的情况是请大使馆人员参加活动，注意大使“Ambassador”这个称呼与教授、博士一样，可以终身使用。对担任过驻外大使的中国人，除非他有更重要的行政职务，否则我们都可以称之为“尊敬的大使”。

需要我们特别注意的是对英国人的称呼，比如称呼英国的博士Doctor，简写“Dr”后无需加点。英国还有复杂的爵位制度，如果有所涉及，我们一定要整理清楚。

表明邀请的背景与原因

邀请的背景与原因是被邀请方最希望了解的，以下为例：

根据政府XX部门公布的最新数据，职业教育的提升将决定人才发展、消费升级和经济可持续发展的未来插坐学院以“岗位基础技能”为核心的课程体系服务数十万职场人，为互联网职业培训行业创造了政府、技术公司、企业用户和学员共赢的生态环境，我们期望得到政府进一步的战略指导和政策支持，共同推动行业发展和朝阳区的经济增长。

然后是“对被邀请人或部门的特别认可，表明区商委、教委对插坐学院的支持，引出特别邀请这个部门的领导参加论坛的原因。

学院自创立以来，得到了区商委、区教委的大力支持我们在发展的过程中，遭遇了各式各样的挑战和困难，尤其在经营和教育领域，得益于区商委、区教委的悉心帮助与引导，插坐学院安全渡过了难关区商委、区教委过硬的专业知识与为人民、为社会、为企业的精神是我们学习的榜样，

表明邀请人的预期发言内容

再往下的段落，写出希望被邀请的领导讲话，以及对讲话内容的期待。

参加此次活动的职业教育工作者、互联网技术公司和企业人力资源部的同志们都是满怀梦想、渴望成功的人，我们希望了解当今社会职业培训的发展与机遇，并期待像区商委、区教委领导这样具有政策和行业高度的人指点迷津。

我们一致认为，区商委、区教委的拨冗出席，能让我们受益匪浅。同时，也相信当今社会的年轻人的拼搏冲劲与奇思妙想也会让各位领导耳目一新。

注明活动流程和联系人

最后写明活动的流程以及具体日程和地点的安排，比如下午三点至三点半为领导讲话等。

会议时间：9月20日（星期三）下午三点，会议地点xxx，联系方式：XXX，联系人：XXX

敬请光临

插坐学院

XX年XX月xx日

我们要特别注意的是活动联系人的人选。如果联系人是助理或实习生，那就非常不妥。面对政府领导，联系人最好是对政府运作有经验的政府关系部高管。我们在逬行网络公关时，一定要有专人对接。